Hur man organiserar papper i ett dokumentskåp

Hur man organiserar papper i ett dokumentskåp

Papper ackumulering är oundvikligt. Räkningar, tryckta annonser och bokstäver anländer dagligen och efterfrågan åtgärder, vilket tvingar oss att besluta vad man ska behålla eller bli av med, vad man ska ta itu med omedelbart och vad kan vänta. Många människor stoppa deras växande hög av papper i lådor eller stapla dem på skrivbord, avser att ta itu med röran snart. Men de gör aldrig. Eftersom papper bygger snabbt och kan leda till saknas faktura betalningar eller underlåta att möta viktiga deadlines, att hålla papper under kontroll i ett dokumentskåp är viktigt.

Instruktioner

•Tydligt ett stort utrymme, såsom skrivbord, säng eller golvet, att sprida ut alla ackumulerade papper. Detta gör det lättare att avgöra vad till fil (månadsrapport för nytta eller bank) och vad du ska slänga omedelbart (kvitton för matvaror eller snabbmat). Enligt "Eliminera Chaos" av Laura Leist hjälper en stor mellanlagringsområdet dig "se olika kategorier av objekt som du håller på att". Kategorier kan innehålla uttalanden verktyg och kreditkort, bilen registreringar och försäkringar och arbetsrelaterade papper. Strimla alla papper som innehåller personlig information, såsom körkort, Social trygghet eller kontonummer.

•Papers kan ordnas efter månad. Alla räkningar och dokument som behöver uppmärksammas i januari, till exempel, kommer att lämnas bakom januari. Hängande mappar komma brukar med flikar där användare kan tydligt etikettinnehållet filen innan du placerar filer i skåpet. Papper kan också ordnas alfabetiskt av företagsnamn, erbjuder specificitet, flexibilitet och användarvänlighet hämtning eftersom manila filmappar kan placeras inuti hängande filer till ordna papper internt från mest till minst ström.

•Alla papper behöver en plats att kalla hem och arkivskåp erbjuder den perfekta blandningen av mångsidighet och stabilitet. Gjord av metall, finns arkivskåp i flera storlekar, till exempel två eller fyra vertikala lådor, beroende på lagringsbehov. Bra med arkivskåp är att när de är etablerade, papper kan lagras inuti många sätt, som inuti hängande filer, olika manila filmappar eller stora utskick kuvert. Dragspel filer gjorda av papper eller plast erbjuder portabilitet för några papper som måste utföras regelbundet från plats till plats.

•Att hålla filer hanterbara, planerar att regelbundet rengöra dem. Barbara Hemphill, författare av "Taming the Paper Tiger," skriver att en idealisk tid att rensa ut filer är "när du försummar att lämna in papper du vill filen eftersom det är fysiskt obehagligt eller rent omöjligt att få fingrarna i filen skåp." Allmänt, planera att rensa pappersarbete en gång om året och arkivera in i en separat, mindre omedelbar lagringsområde någon papper över ett år gammal.